Informativa CLIENTI ai sensi dell'Art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679
versione n.1 del 28-10-2025
Ultimo aggiornamento della versione pubblicata: 4 ottobre 2026.
Con il presente documento (“Informativa”) il Titolare del trattamento, come di seguito definito, desidera informarla sulle finalità e le modalità del trattamento dei Suoi dati personali e sui diritti che Le sono riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla loro libera circolazione (“GDPR”). La presente Informativa potrà essere integrata dal Titolare ove eventuali servizi aggiuntivi da Lei richiesti dovessero comportare ulteriori trattamenti.
Titolare del trattamento
A.Z. SERVIZI SNC nella persona del suo legale rappresentante AMMIRATO NICOLA – ZECCA SALVATORE protezione dei dati /
Responsabile protezione dei dati / DPO
AMMIRATO NICOLA – ZECCA SALVATORE
Tipi di dati trattati
Trattati in modo sistematico per le attività amministrative, contabili e fiscali: Nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, contatti (telefono, e-mail, PEC); Dati anagrafici e di residenza di titolari, dipendenti, collaboratori e clienti delle imprese assistite; Dati bancari (IBAN, estremi di pagamento, coordinate per bonifici); Dati relativi a contratti, fatture, compensi e rapporti di lavoro. –
• Dati comuni: Dati anagrafici; • Dati economici: Bancari e Patrimoniali; • Dati particolari:
Possono essere trattati in via indiretta o accessoria nello svolgimento delle elaborazioni contabili o nella gestione del personale, ad esempio:
o dati idonei a rivelare stato di salute (certificati medici, malattie, infortuni, invalidità, maternità);
Categorie di interessati
Le attività di trattamento svolte sono rivolte alle seguenti categorie di interessati: privati, imprese, professionisti, studi professionali ed associazioni operanti nel terzo settore
Finalità del trattamento e condizione che rende lecito il trattamento
1. CLIENTI – Esecuzione del Contratto
Il trattamento dei dati personali è necessario per l'acquisizione di informazioni necessarie alla conclusione ed esecuzione del contratto stipulato con il Titolare del Trattamento.
Condizione Liceità Trattamento: Esecuzione Contratto – Art. 6, c.1, let. b. GDPR
Finalità del trattamento: 1) Esecuzione e gestione del contratto stipulato con il Titolare del Trattamento.; 2) Acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione dei contratti.; 3) Comunicazioni trasmesse e/o ricevute ai/dai clienti connesse all'esecuzione e/o stipula del contratto, eseguite mediante diversi mezzi di comunicazioni come ad esempio il telefono, email (posta elettronica), messagistica istantanea, posta cartacea.
Comunicazioni tramite WhatsApp. A.Z. Servizi utilizza WhatsApp e WhatsApp Business per le comunicazioni relative alle pratiche e per ricevere o trasmettere documentazione, comprese bollette, documenti d’identità e altri documenti pertinenti al servizio richiesto. Alla data di aggiornamento della presente informativa non sono attivi i backup delle chat.
Accesso interno e ruoli del gestore. Le comunicazioni ricevute tramite WhatsApp e WhatsApp Business sono gestite dai soci e dalla dipendente autorizzati, mediante dispositivi aziendali e per le finalità delle pratiche affidate. Il servizio è fornito da WhatsApp Ireland Limited. Per WhatsApp Business, il gestore opera come responsabile del trattamento dei dati di contatto dei clienti trattati per conto di A.Z. Servizi, nei limiti previsti dal punto 7 delle condizioni di WhatsApp Business App e dai relativi termini sul trattamento dei dati. Questa qualificazione non si estende automaticamente a tutti i trattamenti effettuati dal gestore, descritti nelle informative del servizio.
Trasferimenti connessi a WhatsApp. Il servizio comporta trattamenti di informazioni anche fuori dallo Spazio Economico Europeo, inclusi gli Stati Uniti. Per i trasferimenti, WhatsApp dichiara di utilizzare decisioni di adeguatezza, il Data Privacy Framework per i trasferimenti ai destinatari statunitensi e ai servizi coperti dalle relative certificazioni, e clausole contrattuali standard, secondo i casi descritti nella sezione sui trasferimenti internazionali della propria informativa privacy europea, che indica anche come ottenere copia delle clausole. Le normali conversazioni e i relativi allegati sono protetti mediante cifratura end-to-end; il gestore tratta anche informazioni sui contatti, sui dispositivi e sull’utilizzo del servizio. L’impiego di dispositivi aziendali e l’assenza di backup delle chat non escludono tali trattamenti e trasferimenti.
Conservazione su WhatsApp. I messaggi e gli allegati relativi alla singola pratica sono cancellati dalle chat e dalle copie locali gestite da A.Z. Servizi entro 90 giorni dalla conclusione della pratica, comprese le eventuali integrazioni. Prima della cancellazione, i documenti e le comunicazioni necessari a documentare l’attività svolta e l’avvenuta trasmissione sono acquisiti nell’archivio aziendale e conservati secondo i termini previsti per la relativa finalità nella presente informativa. In presenza di una contestazione concreta, gli elementi necessari alla tutela dei diritti sono conservati nell’archivio aziendale per il tempo necessario alla sua gestione. La cancellazione riguarda le copie sotto il controllo di A.Z. Servizi e non elimina quelle conservate dai destinatari sui propri dispositivi.
Natura del conferimento:
Facoltativa – Il mancato conferimento dei dati comporterà l'impossibilità, per il Titolare del Trattamento, di eseguire il contratto.
Periodo conservazione dati personali: I dati personali, impiegati per l'esecuzione del contratto, saranno trattati per il tempo necessario alla gestione del rapporto esistente con il Titolare del Trattamento. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto, in caso di mancato perfezionamento, saranno cancellate entro 6 mesi.
Modalità del Trattamento: Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.
2. CLIENTI – Adempimenti di Legge
Il trattamento dei dati personali è necessario all'adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti e/o normative comunitarie, da organi di vigilanza/controllo o da altre autorità a ciò legittimate.
Condizione Liceità Trattamento: Obbligo Legale – Art. 6, c.1, let. c. GDPR
Finalità del trattamento: 1) Conservazione di documenti contabili ed amministrativi in forma cartacea.; 2) Conservazione di documenti contabili ed amministrativi in forma digitale.; 3) Conservazione digitale delle fatture emesse/ricevute (fatturazione elettronica).
Natura del conferimento: Facoltativa – Il mancato conferimento dei dati comporterà l'impossibilità, per il Titolare del Trattamento, di eseguire il contratto.
Periodo conservazione dati personali: I dati personali saranno trattati per tale finalità per il tempo necessario per l'adempimento degli obblighi legali previsti dalla normativa vigente. A questo riguardo, i dati personali saranno conservati per 10 anni a partire dallo scioglimento del contratto o, se successiva, da una decisione vincolante emanata da un'autorità a ciò competente, fermi restando eventuali obblighi di conservazione relativi a particolari categorie di dati, per periodi superiori di tempo, prescritti dall'ordinamento giuridico.
Modalità del Trattamento: Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.
3. CLIENTI – Cessione Dati a Terzi
Cessione di dati a Terzi (Cessionari) che opereranno nella qualità di Titolare Autonomo per eseguire e per adempiere obblighi di legge
Condizione Liceità Trattamento: Obbligo Legale – Art. 6, c.1, let. c. GDPR
Finalità del trattamento: 1) Cessione dei dati a terzi cessionari che, nella qualità di Titolari Autonomi, potranno eseguire trattamenti relativi agli obblighi di legge.
Natura del conferimento: Facoltativa – Il mancato conferimento dei dati comporterà l'impossibilità, per il terzo Cessionario, di poter eseguire le finalità sopra indicate.
Periodo di conservazione: i dati conservati da A.Z. Servizi esclusivamente per la finalità descritta in questo punto sono cancellati alla cessazione del rapporto, quando tale finalità è esaurita, salvo specifici obblighi di legge o un altro presupposto giuridico applicabile che ne giustifichi la conservazione. Se il trattamento è basato sul consenso, la sua revoca comporta la cessazione del trattamento fondato su di esso. Per le copie dei certificati sanitari, dei documenti relativi alla legge 104/1992 e dell’ulteriore documentazione contenente dati relativi alla salute delle pratiche di agevolazione, comprese le ricevute o prove di invio che contengono tali dati, si applica la cancellazione entro 90 giorni dalla conclusione della singola pratica, comprese eventuali integrazioni, secondo le condizioni del punto 4, incluse quelle relative alla revoca del consenso. Per i documenti contabili e la documentazione necessaria alla tutela dei diritti si applicano, rispettivamente, i criteri dei punti 2 e 6. I fornitori destinatari che operano come titolari autonomi stabiliscono i propri tempi di conservazione, indicati nelle rispettive informative.
Modalità del Trattamento:
Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.
4. CLIENTI – Dati Particolari
Specificazione per le pratiche di assistenza ai clienti – 4 ottobre 2026.
Dati trattati: dati relativi alla salute contenuti nelle certificazioni di invalidità, nei verbali e nelle certificazioni ai sensi della legge 104/1992 e nell’ulteriore documentazione sanitaria strettamente necessaria alla singola pratica. Possono essere trattate anche attestazioni ISEE e informazioni economiche per le agevolazioni richieste: tali informazioni non costituiscono, di per sé, categorie particolari di dati ai sensi dell’articolo 9 GDPR.
Finalità del trattamento: raccogliere, verificare la completezza, predisporre e trasmettere, su incarico del cliente, la documentazione richiesta dai fornitori di luce, gas e telefonia per scontistiche, agevolazioni o bonus; gestire le eventuali integrazioni e conservare la documentazione necessaria a ricostruire il contenuto della pratica e dimostrare la corretta esecuzione dell’incarico. A.Z. Servizi presta assistenza al cliente e trasmette la pratica; la valutazione e il riconoscimento dell’agevolazione competono al soggetto competente.
Condizione di liceità per i dati relativi alla salute: il trattamento per il servizio di assistenza è effettuato previo consenso esplicito dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), e dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), GDPR, riferito alle specifiche finalità indicate, compresa la conservazione comunicata. La delega alla presentazione della pratica non sostituisce il consenso esplicito al trattamento dei dati sanitari. Per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, il trattamento può fondarsi sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), e sull’articolo 9, paragrafo 2, lettera f), GDPR, esclusivamente quando necessario e nei limiti applicabili; tale condizione non autorizza una conservazione generalizzata per eventuali controversie indeterminate.
Natura del conferimento: facoltativa. Il mancato conferimento dei documenti necessari o del consenso esplicito impedisce di svolgere la specifica pratica che richiede quei dati sanitari, senza precludere i servizi che non li richiedono. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.
Periodo di conservazione: i certificati sanitari, i documenti relativi alla legge 104/1992 e l’ulteriore documentazione contenente dati relativi alla salute sono cancellati o distrutti entro 90 giorni dalla conclusione dell’incarico relativo alla singola pratica, comprese eventuali integrazioni. Il termine si applica a tutte le copie sotto il controllo di A.Z. Servizi, negli archivi cartacei, nelle email, nelle PEC e negli allegati scaricati sui dispositivi aziendali, comprese le ricevute o prove di invio che contengono dati relativi alla salute. La documentazione amministrativa e le prove di invio prive di dati relativi alla salute seguono i termini applicabili alla rispettiva finalità indicati nella presente informativa; non sono utilizzate per conservare indirettamente copie dei certificati oltre il termine previsto. In caso di revoca del consenso, il trattamento fondato su di esso cessa e i dati sono cancellati, salvo un autonomo presupposto giuridico applicabile. Un’eventuale conservazione oltre il termine è limitata ai dati strettamente necessari per una controversia concreta o uno specifico obbligo di legge, in presenza dei presupposti degli articoli 6 e 9 GDPR, per il solo tempo giustificato da tale esigenza e con accesso limitato. La cancellazione delle copie aziendali non elimina quelle conservate dai fornitori destinatari, che applicano i termini delle proprie informative.
Modalità del trattamento e destinatari: la documentazione è trasmessa al fornitore interessato mediante email, PEC, portali del fornitore o modalità cartacee previste per la pratica. I certificati sanitari, i documenti relativi alla legge 104/1992 e le relative ricevute o prove di invio possono essere conservati negli archivi cartacei aziendali, nelle email e nelle PEC, con accesso esclusivamente riservato al personale autorizzato. Tali certificati e documenti non vengono caricati o archiviati nel CRM e non vengono trasmessi o caricati negli strumenti di intelligenza artificiale.
5. CLIENTI – Marketing per prodotti analoghi
Trasmissione di newsletter inerenti servizi analoghi già acquistati dai clienti.
Condizione Liceità Trattamento: Soft Spam – Art. 130 comma 4
Finalità del trattamento: 1) Trasmissione di proposte commerciali relativi a prodotti analoghi già acquistati/richiesti dai clienti.
Natura del conferimento: Facoltativa – Il mancato conferimento dei dati comporterà l'impossibilità, per l'interessato di ricevere le newsletter relative a promozioni proposte dal Titolare del Trattamento
Periodo conservazione dati personali: I dati personali saranno cancellati immediatamente a seguito della cessazione del contratto o opposizione al trattamento.
Modalità del Trattamento: Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.
6. Difesa in sede Giudiziaria e Stragiudiziale
I Suoi dati personali potranno essere trattati per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria e Stragiudiziaria.
Condizione Liceità Trattamento: Legittimo Interesse – Art. 6, c.1, let. f. GDPR
Finalità del trattamento: 1) Accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria.; 2) Recupero crediti stragiudiziale.
Natura del conferimento: Obbligatoria – Il conferimento dei dati al Titolare del trattamento è strettamente necessario per l'eventuale difesa in sede giudiziaria e stragiudiziale per periodo di tempo superiore a quello previsto dalla legge e comunque fino alla conclusione del giudizio.
Periodo conservazione dati personali: I dati personali saranno impiegati per il periodo di tempo superiore a quelli previsti dalla legge e comunque fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione e non oltre alla conclusione del giudizio.
Modalità del Trattamento: Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici e cartacei.
Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo
Per la gestione del CRM, A.Z. Servizi utilizza servizi Google Cloud/Firebase con database Cloud Firestore e archivi Cloud Storage localizzati negli Stati Uniti, rispettivamente in Oregon e Iowa. Le copie di backup del CRM sono conservate su Google Drive nell’account Google Workspace aziendale; la localizzazione di questi servizi non è necessariamente coincidente con quella del database e degli archivi del CRM.
Per i servizi Google Cloud/Firebase e Google Workspace coperti dalle relative condizioni aziendali, il trattamento dei dati è disciplinato dal Cloud Data Processing Addendum. Google dichiara di utilizzare il EU–US Data Privacy Framework per i trasferimenti di dati dallo Spazio Economico Europeo verso gli Stati Uniti, nell’ambito della certificazione di Google LLC. Le clausole contrattuali standard si applicano nei casi previsti dal DPA. I dettagli sono consultabili nella documentazione Google sui trasferimenti internazionali.
Trasferimenti connessi ai servizi OpenAI. L’utilizzo di ChatGPT Pro e delle API OpenAI può comportare il trattamento di dati negli Stati Uniti e in altri Paesi fuori dallo Spazio Economico Europeo. Per ChatGPT Pro, OpenAI descrive nella propria informativa privacy europea, sezione 10, il ricorso a decisioni di adeguatezza per i Paesi che ne beneficiano e a clausole contrattuali standard per le altre giurisdizioni. Per i servizi API coperti dall’accordo commerciale, la sezione 4 del Data Processing Addendum di OpenAI disciplina i trasferimenti mediante clausole contrattuali standard o decisioni di adeguatezza applicabili. Le disposizioni dell’API non si estendono automaticamente alle conversazioni ChatGPT Pro. Queste garanzie sono distinte da quelle di Google Cloud/Firebase e Google Workspace descritte sopra; non implicano che tutti i dati siano conservati nell’Unione Europea. Per maggiori informazioni o per richiedere copia delle garanzie, l’interessato può contattare amministrazione@azservizi.me; OpenAI indica inoltre privacy@openai.com per richieste sulle proprie garanzie di trasferimento.
Anche l’impiego degli strumenti di intelligenza artificiale descritti nell’appendice può comportare trattamenti fuori dallo Spazio Economico Europeo. Le condizioni dei servizi Google Cloud e Workspace non si estendono automaticamente ai piani individuali degli altri servizi IA. Gli eventuali trasferimenti devono rispettare i presupposti applicabili del capo V GDPR. Per informazioni sui destinatari e per ottenere copia delle garanzie applicabili, l’interessato può contattare amministrazione@azservizi.me.
Destinatari del trattamento
In relazione al servizio richiesto, i dati possono essere comunicati ai fornitori di energia elettrica, gas e servizi di telefonia interessati dalla singola pratica affidata dal cliente ad A.Z. Servizi, limitatamente alla documentazione necessaria. Tali fornitori operano come titolari autonomi per i trattamenti di propria competenza.
Per la gestione delle comunicazioni e degli archivi aziendali sono utilizzati IONOS per le caselle email del dominio, Aruba per la posta elettronica certificata, Google Workspace per i servizi aziendali e le copie di backup, e Google Cloud/Firebase per l’infrastruttura, il database e gli archivi del CRM. Il CRM è sviluppato internamente da A.Z. Servizi. L’app Gmail è utilizzata come programma di consultazione delle caselle IONOS tramite IMAP/SMTP, senza importazioni o inoltri verso caselle Gmail gratuite.
I fornitori informatici trattano i dati per conto di A.Z. Servizi nell’ambito dei servizi e degli accordi che prevedono tale ruolo, come responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR; per eventuali trattamenti svolti per proprie finalità operano secondo il ruolo e le condizioni applicabili. Per i servizi Google Cloud/Firebase e Workspace, il ruolo di responsabile per i dati dei clienti è disciplinato dal relativo accordo sul trattamento. I ruoli dei servizi IA dipendono dal servizio e dal piano effettivamente utilizzati e non sono automaticamente equiparati a quelli dei servizi cloud aziendali.
OpenAI: destinatari e ruoli distinti. I dati contenuti nei documenti caricati nelle conversazioni ChatGPT Pro o trasmessi mediante le API sono ricevuti da OpenAI nell’ambito del servizio utilizzato. Per le API soggette all’OpenAI Services Agreement, il relativo Data Processing Addendum, sezione 1.1, disciplina il ruolo di OpenAI come responsabile del trattamento dei dati personali elaborati per conto del cliente aziendale; per clienti stabiliti nello Spazio Economico Europeo il DPA individua OpenAI Ireland Ltd. come controparte.
Per ChatGPT Pro, la informativa privacy europea di OpenAI, sezione 12, individua OpenAI Ireland Limited come titolare per i trattamenti descritti in tale informativa. Questo regime è distinto dal trattamento per conto dei clienti dei servizi API. A.Z. Servizi non attribuisce alle conversazioni ChatGPT Pro la copertura del DPA commerciale previsto per le API. La qualificazione dei ruoli per i singoli trattamenti dipende dalle attività effettivamente svolte e non è modificata dalla firma per presa visione della presente informativa.
A.Z. Servizi resta responsabile delle proprie decisioni relative alla selezione dei documenti, alle finalità della trasmissione e all’utilizzo dei risultati nell’ambito delle pratiche dei clienti. Per i diritti relativi a tali attività l’interessato può contattare amministrazione@azservizi.me; per i trattamenti di cui OpenAI è titolare, sono disponibili i canali indicati nella sua informativa, incluso privacy@openai.com.
• Co-Titolare del Trattamento: Soci; • Responsabile del Trattamento: Fornitori Servizi di Hosting; Consulenza Amministrativa e Fiscale; Servizi per la Privacy e protezione dati personali; • Responsabile del Trattamento di terzi Titolari: Collaboratore Autonomo;
Diritti dell'interessato – reclamo all'autorità di controllo
In relazione ai trattamenti descritti nella presente Informativa, in qualità di interessato Lei potrà, alle condizioni previste dal GDPR, esercitare i diritti sanciti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR e, in particolare, i seguenti diritti:
• diritto di accesso – articolo 15 GDPR: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ottenere l'accesso ai Suoi dati personali; • diritto di rettifica – articolo 16 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti; • diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) – articolo 17 GDPR: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano. Il diritto alla cancellazione non si applica nella misura in cui il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. • diritto di limitazione di trattamento – articolo 18 GDPR: diritto di ottenere la limitazione del trattamento, quando: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo ; c) i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l'interessato si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato. • diritto alla portabilità dei dati – articolo 20 GDPR: diritto di ricevere i dati personali che La riguardano, da Lei forniti al Titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, e di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti, quando il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati e si basa sul consenso o su un contratto. Ove tecnicamente fattibile, Lei può richiedere la trasmissione diretta tra titolari. L’esercizio del diritto non deve ledere i diritti e le libertà altrui; • diritto di opposizione – articolo 21 GDPR: diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati personali che La riguardano basati sulla condizione di legittimità del legittimo interesse, compresa la profilazione, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. • diritto a non essere sottoposto a decisioni esclusivamente automatizzate – articolo 22 GDPR: diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici o incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona, salve le eccezioni previste dal GDPR per necessità contrattuale, autorizzazione normativa o consenso esplicito e le relative garanzie. Nei casi fondati sulla necessità contrattuale o sul consenso esplicito, Lei ha almeno il diritto di ottenere l’intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare la decisione. A.Z. Servizi non adotta decisioni esclusivamente automatizzate con tali effetti nell’ambito dei trattamenti qui descritti; gli strumenti IA supportano il personale autorizzato, che verifica i risultati prima dell’utilizzo.
Oltre ai diritti sopra descritti potrà inoltre:
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali: https://www.garanteprivacy.it/;
• revocare il consenso prestato in ogni occasione e con la stessa facilità con cui è stato fornito senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati, nei confronti del Titolare, contattando i riferimenti sopra indicati. L’esercizio dei Suoi diritti in qualità di interessato è gratuito ai sensi dell’articolo 12 GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il Titolare potrebbe addebitarle un contributo spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la Sua richiesta, o negare la soddisfazione della sua richiesta. La informiamo, infine, che il Titolare potrà richiedere ulteriori informazioni necessarie a confermare l’identità dell’interessato.
• Diritto di revoca:
revocare il consenso – in qualsiasi momento, con la stessa facilità con cui è stato fornito, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca inviando un’email all’indirizzo: amministrazione@azservizi.me.
APPENDICE N.1 AL REGISTRO DEI TRATTAMENTIDISCIPLINA AZIENDALE PER L'UTILIZZO DEI SISTEMI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALEGDPR – AI ACT
Dati del Titolare
| Voce | Dettaglio |
|---|---|
| Denominazione | A.Z. SERVIZI – SERVITI DALLA A ALLA Z S.N.C. DI AMMIRATO NICOLA & ZECCA SALVATORE |
| Co-Titolari | Nicola Ammirato – Salvatore Zecca |
| P.IVA/C.F. | 05389570754 |
| amministrazione@azservizi.me | |
| Documento | TSP-AI-01 |
| Versione | 1.0 |
| Data | 31/07/2026 |
Premessa
La presente Appendice integra il Registro dei Trattamenti senza modificarne il contenuto e disciplina l'utilizzo dei sistemi di Intelligenza Artificiale.
Utilizzo dell’intelligenza artificiale. A.Z. Servizi utilizza strumenti di intelligenza artificiale a supporto delle proprie attività, per estrarre e organizzare dati dai documenti forniti dai clienti e supportare la preparazione di reclami e comunicazioni relativi alle pratiche affidate. Per tali attività, ChatGPT Pro può ricevere bollette, fatture, documentazione contrattuale, corrispondenza e altra documentazione pertinente alla contestazione. Possono essere elaborati i dati anagrafici presenti in tali documenti, i dati identificativi dell’utenza e del rapporto contrattuale e i riferimenti alla fatturazione e ai pagamenti necessari a ricostruire la pratica. I documenti d’identità non vengono caricati o allegati in ChatGPT Pro. Il personale autorizzato esegue le eventuali verifiche sui documenti d’identità al di fuori di ChatGPT e controlla i risultati dell’IA prima dell’utilizzo. Certificati sanitari e documenti relativi alla legge 104/1992 non vengono trasmessi agli strumenti IA. Per la conservazione delle conversazioni, degli allegati e delle eventuali memorie si applica il termine di 90 giorni dalla conclusione della pratica descritto di seguito.
Distinzione tra i servizi utilizzati. ChatGPT Pro è utilizzato per estrarre e organizzare informazioni e per supportare la preparazione di reclami e comunicazioni, anche mediante il caricamento di documenti originali dei clienti, comprese bollette, documentazione contrattuale e corrispondenza relativa alle pratiche affidate. Per tali attività possono essere trasmessi dati identificativi del cliente, dati identificativi dell’utenza e del rapporto contrattuale (ad esempio codice cliente, numero di contratto, POD/PDR o numero telefonico), nonché riferimenti a fatture e dati identificativi di pagamenti pertinenti alla pratica e alla contestazione. I documenti d’identità sono esclusi dai caricamenti in ChatGPT Pro. Le API OpenAI sono utilizzate separatamente all’interno del sito e di strumenti applicativi. Claude e Claude Code sono utilizzati per lo sviluppo e la manutenzione di applicazioni, software e sito web, e non per l’estrazione o l’elaborazione dei documenti dei clienti. Tale distinzione descrive le finalità d’uso e non costituisce una dichiarazione di isolamento tecnico degli ambienti collegati. Certificati sanitari e documenti relativi alla legge 104/1992 non vengono caricati negli strumenti di intelligenza artificiale.
Gemini nel CRM. A.Z. Servizi utilizza Gemini Developer API di Google, integrata nel CRM mediante chiamate gestite dal server aziendale, per estrarre e organizzare informazioni da bollette e documenti d’identità originali forniti dai clienti e per normalizzare gli indirizzi. I dati trattati possono comprendere informazioni anagrafiche, codice fiscale, estremi del documento d’identità e dati relativi all’utenza, al contratto, ai consumi e alla fatturazione, limitatamente a quanto necessario alla pratica. I risultati sono verificati da personale autorizzato. Certificati sanitari e documenti relativi alla legge 104/1992 non vengono trasmessi a Gemini.
Condizioni delle Gemini API e conservazione presso Google. Per il servizio Gemini Developer API soggetto ai Gemini API Additional Terms of Service, Google prevede che agli utenti dello Spazio Economico Europeo si applichino le condizioni sull’utilizzo dei dati dei servizi a pagamento anche per le quote gratuite: prompt e risposte non vengono utilizzati per migliorare i prodotti Google. Per questi contenuti i termini richiamano il Data Processing Addendum for Products Where Google is a Data Processor; informazioni dell’account, dati di utilizzo e feedback seguono condizioni distinte. La documentazione sul monitoraggio degli abusi indica una conservazione di 55 giorni per prompt, contesto e risposte, per sicurezza e prevenzione degli abusi, con possibile revisione da personale Google autorizzato e utilizzo per i modelli specificamente destinati all’applicazione delle relative regole. Questo termine riguarda il monitoraggio del servizio e non determina la durata dell’archivio delle pratiche nel CRM, dei backup o di eventuali file e cache conservati separatamente. I termini di Gemini Developer API sono distinti da quelli dell’archiviazione in Google Cloud/Firebase e Google Workspace.
Conservazione delle conversazioni negli strumenti IA. Le chat relative alle pratiche dei clienti, comprese quelle utilizzate in ChatGPT Pro per la preparazione di reclami e comunicazioni, sono eliminate dagli account gestiti da A.Z. Servizi entro 90 giorni dalla conclusione della singola pratica, comprese le eventuali integrazioni. Entro lo stesso termine sono rimossi gli allegati e i file della pratica eventualmente conservati separatamente nelle librerie o nei progetti, nonché le eventuali memorie salvate contenenti dati del cliente, mediante le funzioni disponibili nel servizio. La sola cancellazione della conversazione non sostituisce la rimozione degli elementi eventualmente conservati separatamente.
Prima della cancellazione, i documenti e gli elaborati necessari a documentare la pratica e a tutelare i diritti sono acquisiti nell’archivio aziendale e conservati secondo i termini previsti per la relativa finalità nella presente informativa. Il termine di 90 giorni riguarda le operazioni di cancellazione eseguite da A.Z. Servizi sui propri account; i tempi tecnici di rimozione dai sistemi del fornitore e le eventuali conservazioni per obblighi legali o sicurezza seguono le condizioni del servizio. Per ChatGPT, tali condizioni sono descritte nella sezione 4 dell’informativa privacy europea di OpenAI. Le copie e gli eventuali log nei sistemi integrati tramite API seguono termini distinti in funzione del servizio e della configurazione utilizzati.
Utilizzo dei contenuti per l’addestramento. Negli account ChatGPT Pro e Claude Pro utilizzati da A.Z. Servizi risultano disattivate le impostazioni che consentono l’utilizzo delle conversazioni per migliorare i modelli. Per ChatGPT, OpenAI dichiara che questa scelta esclude dall’addestramento le nuove conversazioni; l’invio volontario di feedback, ad esempio tramite valutazioni positive o negative delle risposte, può tuttavia consentire l’utilizzo della conversazione associata. Per Claude, Anthropic prevede eccezioni relative ai contenuti segnalati per revisione di sicurezza o esplicitamente inviati mediante feedback. Le impostazioni disattivate non escludono i trattamenti necessari all’erogazione del servizio, alla sicurezza o all’adempimento di obblighi legali e non costituiscono una garanzia assoluta di esclusione di ogni utilizzo dei contenuti.
Per le API OpenAI, i contenuti non sono utilizzati per migliorare i modelli per impostazione predefinita; eventuali opzioni di condivisione abilitate nell’organizzazione API seguono condizioni distinte. L’impostazione di ChatGPT Pro non configura automaticamente le API o gli altri servizi IA. Per questi ultimi valgono le condizioni del servizio e del piano effettivamente utilizzati. Maggiori informazioni sono disponibili nella documentazione OpenAI sull’utilizzo dei dati e nella informativa privacy di Anthropic.
Riferimenti normativi
Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR); Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act).
Ambito
Applicabile a dipendenti, collaboratori e consulenti autorizzati.
Sistemi AI autorizzati
ChatGPT, Claude, Gemini e altri sistemi espressamente autorizzati dal Titolare.
Finalità
Supporto documentale, traduzioni, analisi preliminare, CRM, marketing, amministrazione, assistenza clienti.
Regole sui dati
Utilizzare esclusivamente dati necessari. Preferire anonimizzazione o pseudonimizzazione quando possibile.
Dati vietati
Password, credenziali, chiavi API, dati eccedenti e informazioni riservate non indispensabili.
Supervisione umana
Ogni output IA è verificato da personale autorizzato prima dell'utilizzo.
Trasparenza
Quando richiesto, gli interessati sono informati dell'utilizzo di strumenti IA.
Sicurezza
Uso di account autorizzati, minimizzazione dei dati e rispetto delle procedure aziendali.
AI Literacy
Il personale riceve formazione iniziale e periodica annuale.
Valutazione dei rischi
Ogni nuovo sistema IA è sottoposto a valutazione preventiva.
Registro sistemi IA
È riportato di seguito elenco dei sistemi autorizzati.
Integrazione con il Registro
L'IA è uno strumento di supporto ai trattamenti già censiti. Finalità, basi giuridiche e categorie di dati restano invariate.
Entrata in vigore
La presente Appendice è allegata stabilmente al Registro dei Trattamenti.
Allegato A – Registro dei sistemi IA
| Sistema | Finalità | Responsabile | Categorie dati | Controllo umano |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT | Supporto operativo | Titolare | Dati necessari | Obbligatorio |
| Claude | Supporto operativo | Titolare | Dati necessari | Obbligatorio |
| Gemini | Supporto operativo | Titolare | Dati necessari | Obbligatorio |
